نکات کلیدی برای برگزاری همایش و سمینارهای پیروز - دنیار

1. معین اهداف و موضوع همایش

بدون هدف معین، برگزاری همایش شما ممکن است پراکنده و بی جهت به نظر برسد. پیش از هر چیز، از خود بپرسید: می خواهید چه پیامی به مخاطبان منتقل کنید؟ آیا هدف شما آموزش است، شبکه سازی یا معرفی برند؟ با معین کردن هدف می توانید موضوعی مجذوب نماینده و مرتبط با نیازهای مخاطبان انتخاب کنید و برای بخش های مختلف همایشتان برنامه ریزی کنید.

2. عدم دسترسی به کارت دعوت

فرض کنید همایشی برگزار نموده اید و برای تمامی افراد مورد نظرتان کارت دعوت تهیه نموده اید و هزینه هنگفتی نیز برای طراحی و چاپ آنها پرداخت نموده اید. یکی از چالش های اصلی ممکن است عدم رسیدن کارت به دست مخاطب تان باشد؛ یا ممکن است تا روز مراسم مهمانان کارت را گم کند حال چگونه خود را به محل همایش برسانند؟

3. انتخاب موقعیت مکانی همایش

یکی از مسائل رایج در همایش، گم شدن مهمانان یا سختی در پیدا کردن مکان است که می تواند تجربه ای منفی برای آنها ایجاد کند. برای رفع این مشکل، مکانی را انتخاب کنید که دسترسی به آن با وسایل نقلیه عمومی یا خودرو آسان باشد. سالن باید ظرفیت مناسبی داشته باشد؛ نه آنقدر بزرگ که خالی به نظر برسد و نه آنقدر کوچک که شلوغ گردد. امکانات فنی مانند سیستم صوتی، تصویری و اینترنت پرسرعت هم لازم است.

4. چالش بازاریابی و دعوت از مخاطبان

بعلاوه یکی دیگر از چالش های رایج، دعوت از یک نفر و حضور یک یا چند همراه است که مدیریت تعداد شرکت نمایندگان را سخت می نماید. برای حل این مشکل، از کارت های دعوت دیجیتال با سیستم RSVP بهره ببرید تا دقیقاً بدانید چه کسانی در همایش شما حضور خواهند داشت و چند نفر همراه دارند.

5. چالش مدیریت بودجه

هزینه های بالای اجاره محل، سخنرانان، طراحی و چاپ کارت دعوت، پذیرایی از میهمانان، تیم فنی آنالیز کارت دعوت ها برای ورود مهمانان و تبلیغات می توانند بودجه همایش را تحت فشار قرار دهند. برای مدیریت بهتر، بودجه ای دقیق برای هر بخش تنظیم کنید و در پی اسپانسرهای مالی باشید.

7. چالش روز همایش

روز همایش، لحظه ای است که برنامه ریزی های شما به آزمون گذاشته می گردد. مسائل فنی یا تأخیر در برنامه می توانند تجربه را خراب نمایند. برای جلوگیری از این مسائل، تیم اجرایی قوی تشکیل دهید، تجهیزات فنی را از قبل تست کنید و برنامه را دقیقاً طبق زمان بندی اجرا کنید. تیم پشتیبانی نیز برای راهنمایی مهمانان و جلوگیری از سردرگمی لازم است.

8. چالش بازخورد

بدون بازخورد، نمی توانید نقاط قوت و ضعف همایش را شناسایی کنید. پس از رویداد، از شرکت نمایندگان بخواهید نظرات خود را به وسیله فرم های فیزیکی یا دیجیتال بیان نمایند. این بازخوردها به شما یاری می نماید تا رویدادهای آینده را بهتر برگزار کنید.

مدیریت همایش با کارت دعوت همایش دیجیتال ایونتی فای

دعوت از مخاطبان به شکلی حرفه ای، اولین گام برای برگزاری همایشی پیروز است. ایونتی فای با قابلیت هایی که در اختیارتان می گذارد این فرآیند را به تجربه ای لذت بخش تبدیل می کند. با ایونتی فای، می توانید کارت های دعوت دیجیتال حرفه ای و شخصی سازی شده و برندینگ شده داشته باشید. کارت دعوت دیجیتال ایونتی فای برای برگزاری همایش، سمینار، کنسرت و نمایشگاه نیز قابل استفاده است. بعضی از ویژگی های کارت دعوت همایش ایونتی فای عبارتند از:

• مسیر یابی آسان: با استفاده از کارت دعوت های دیجیتال ایونتی فای می توانید لوکیشن دقیق محل را برای مهمانانتان بر روی کارت معین کنید. بعلاوه کارت دعوت های ایونتی فای امکان مسیریابی با استفاده از مسیریاب های ایرانی (بلد، نشان و …) و خارجی را برای مهمانان شما فراهم می نماید و آن ها را به راحتی به محل برگزاری همایش راهنمایی می نماید.
• شخصی سازی کامل: از انتخاب موسیقی، تا قابلیت گذاشتن ویس روی کارت دعوت گرفته تا امکان افزودن لوگو برند، عکس و ویدیو همه چیزقابل تغییر و شخصی سازی است.
• قابلیت های مدیریتی همایش: کارت دعوت های دیجیتال ایونتی فای برای مدیریت بهتر مهمانان و رویداد شما قابلیت های کاربردی بسیاری را در اختیارتان می گذارد شامل:
  • گزارش دهی لحظه ای از تعداد مهمانانی که قصد شرکت یا عدم شرکت در رویداد را دارند.
  • امکان معین تعداد همراه
  • قابلیت معین صندلی و راهنمایی مهمانان به جایگاه در نظر گرفته شده برای آن ها
  • فراوری QR کد اختصاصی برای مهمانان به همراه QR کدخوان اختصاصی ایونتی فای برای دریافت گزارش لحظه ای حضور مهمانان در رویداد و آنالیز مهمانان مجاز به شرکت در همایش.
• ارسال راحت: شما می توانید یک فهرست از مهمانان و شماره تماس آن ها را برای تیم فنی ایونتی فای ارسال کنید تا آن ها کارت دعوت را برای مهمانانتان ارسال نمایند و یک روز قبل از برگزاری رویداد یا چند ساعت قبل برای آن ها یک یادآور ارسال نمایند.

با ایونتی فای، چالش های دعوتنامه های سنتی را فراموش کنید و مراسمتان را حرفه ای تر برگزار کنید.

نتیجه گیری

برگزاری همایشی پیروز نیازمند برنامه ریزی دقیق و غلبه بر چالش هایی مانند گم شدن مهمانان در پیدا کردن مکان یا مدیریت تعداد شرکت نمایندگان است. با رعایت نکات این مقاله، از انتخاب مکان مناسب تا استفاده از فناوری های دیجیتال، می توانید رویدادی حرفه ای و اثرگذار برگزار کنید. ایونتی فای با طراحی کارت دعوت و کارت پستال دیجیتال خود، نه تنها فرآیند دعوت را ساده تر می نماید، بلکه با ویژگی هایی مانند RSVP و نقشه های تعاملی، مسائل رایج را رفع می نماید. همین حالا با ایونتی فای آغاز کنید و همایش خود را به سطحی نو ببرید!

امتیاز بدهید